Συμβουλές και ιδέες για τον προγραμματισμό ενός εορταστικού δείπνου συγκέντρωσης κεφαλαίων

Σχεδιασμός Κόμματος

Μου αρέσει να βοηθάω τους ανθρώπους να προγραμματίζουν και να προετοιμάζονται για τις μεγάλες εκδηλώσεις και τα πάρτι τους.

Η συγκέντρωση χρημάτων για μη κερδοσκοπικό οργανισμό απαιτεί μεγάλη υποστήριξη και βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στους εράνους. Η δημιουργία ευαισθητοποίησης και η ανάδειξη της σημασίας του οργανισμού σας απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό, εξέταση και συχνά έναν αυστηρό προϋπολογισμό. Το γεγονός ότι τα περισσότερα χρήματα για μια μη κερδοσκοπική οργάνωση προέρχονται από δωρεές και άλλες μορφές εξωτερικής υποστήριξης σημαίνει ότι κάθε εορταστικό δείπνο πρέπει να σχεδιαστεί με κάθε λεπτομέρεια στο μυαλό. Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να απλοποιήσετε τη διαδικασία σχεδιασμού και να δημιουργήσετε ένα φιλόξενο περιβάλλον για τους υποστηρικτές σας.

Ορισμένες Επιτροπές

Ένα από τα κλειδιά για τον προγραμματισμό ενός εορταστικού έρανου είναι να βεβαιωθείτε ότι κάθε στοιχείο εξετάζεται προσεκτικά. Ο διαχωρισμός κάθε μεμονωμένης εργασίας σε μικρότερες επιτροπές προγραμματισμού επιτρέπει τη σωστή διαχείριση κάθε πτυχής και προσφέρει μια πιο εστιασμένη προσέγγιση. Κάθε επιτροπή θα έχει τη δική της ατζέντα, αλλά είναι σημαντικό να υπάρχει επικοινωνία μεταξύ κάθε ομάδας σε όλη τη διαδικασία σχεδιασμού. Οργανώστε μια επιτροπή για τους παρακάτω τομείς και μεγιστοποιήστε την επιτυχία του έρανου σας.

Προσκλήσεις

Μια σαφής δήλωση του σκοπού του έρανου του γκαλά σας είναι ο καλύτερος τρόπος για να βρείτε υποστήριξη για τον σκοπό σας. Κάθε πρόσκληση πρέπει να έχει μια αίσθηση εξατομίκευσης και να περιγράφει με σαφήνεια τον σκοπό της εκδήλωσης. Γράψιμο προσκλήσεων για εορταστικό δείπνο είναι μια τέχνη με την οποία είναι σημαντικό να εξοικειωθείς. Οι πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνουν την ημερομηνία, την ώρα, τον τόπο διεξαγωγής, την τιμή της εκδήλωσης και τη διεύθυνση RSVP. Κατά τη σύνταξη και τη διατύπωση των προσκλήσεων, εδώ είναι 7 πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου.

Συμβουλές για τη συγγραφή προσκλήσεων σε γκαλά

1. Δηλώστε ξεκάθαρα τον σκοπό του έρανου σας και ποιος θα ωφεληθεί από αυτόν.
2. Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με το φαγητό και το ποτό, όπως την ώρα που θα σερβίρεται το δείπνο, εάν θα σερβίρονται ποτά ή όχι και εάν θα περιλαμβάνει ανοιχτό μπαρ ή μπαρ με μετρητά.
3. Ενημερώστε τους επισκέπτες για την τυπικότητα της εκδήλωσης. Εάν ο έρανος για το γκαλά είναι μαύρη γραβάτα, φροντίστε να συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες.
4. Εάν η εκδήλωση πραγματοποιείται σε χώρο με τον οποίο οι επισκέπτες μπορεί να μην είναι εξοικειωμένοι, φροντίστε να συμπεριλάβετε οδηγίες.
5. Επισημάνετε το θέμα του γκαλά του έρανου, εάν έχετε επιλέξει ένα.
6. Καταγράψτε τυχόν μοναδικά αξιοθέατα που θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην προσέλκυση υποστηρικτών.
7. Θα πρέπει να συμπεριληφθεί μια κάρτα απάντησης και θα πρέπει να αφεθεί χώρος για το όνομά τους και τον τρόπο πληρωμής, εάν υπάρχει.

Ψυχαγωγία

Οι εκδηλώσεις έρανων για το Gala έχουν σχεδιαστεί με γνώμονα τις επιχειρήσεις, αλλά προσφέρουν επίσης διασκέδαση και χαλάρωση. Ζωντανή μουσική, θεατρικές παραστάσεις και άλλες εκδηλώσεις δημιουργούν ένα μοναδικό και άνετο περιβάλλον για τους καλεσμένους σας. Είτε πρόκειται για κάτι τόσο απλό όσο ένα ζωντανό συγκρότημα είτε τόσο εξωφρενικό όσο μια θεματική παραγωγή, η προσθήκη ζωντανής ψυχαγωγίας θα κρατήσει τους καλεσμένους σας αφοσιωμένους κατά τη διάρκεια του έρανου σας. Εάν έχετε επιλέξει ένα θέμα, φροντίστε να κάνετε κράτηση για θεατρικές παραστάσεις ή να επιλέξετε μορφές ψυχαγωγίας που το συμπληρώνουν.

Δραστηριότητες

Η συγκέντρωση κεφαλαίων έχει να κάνει με τη δημιουργία κεφαλαίων για καλό σκοπό. Μπορεί μερικές φορές να είναι δύσκολο να μαζέψετε χρήματα, αλλά ορισμένα γεγονότα επιτρέπουν διασκεδαστικούς και ανταποδοτικούς τρόπους δημιουργίας εισοδήματος. Μπορούν να προγραμματιστούν δημοπρασίες, κληρώσεις και άλλες δραστηριότητες και μπορούν να προσφέρουν έναν ελκυστικό τρόπο συλλογής δωρεών και να προσφέρουν στους επισκέπτες κάτι για να τιμήσουν το γεγονός. Μερικές ιδέες για μια εκδήλωση γκαλά έρανου περιλαμβάνουν:

• Λοταρία
• Bake Sale
• ΠΛΥΣΙΜΟ ΑΥΤΟΚΙΝΗΤΟΥ
• Βραδιά καζίνο
• Φιλανθρωπικό τουρνουά γκολφ
• Bingo Night

PR/Marketing

Η επιτυχία οποιασδήποτε εκδήλωσης γκαλά βασίζεται στη διάδοση της είδησης για τον σκοπό σας. Μια επιτυχημένη ομάδα δημοσίων σχέσεων και μάρκετινγκ μπορεί να δημιουργήσει χορηγούς καθώς και υποστήριξη για τον σκοπό σας. Βοηθήστε τον έρανο για το γκαλά σας να αξιοποιήσει πλήρως τις δυνατότητές του συνεργαζόμενοι με όσους ενδιαφέρονται και έχουν τη δυνατότητα να βοηθήσουν στην προώθηση του σκοπού σας. Ακολουθούν ορισμένοι αποτελεσματικοί τρόποι για να προσεγγίσετε πιθανούς υποστηρικτές:

Συμβουλές δημοσιότητας

• Χρησιμοποιήστε δωρεάν ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης για να διαδώσετε τη λέξη για τον οργανισμό σας και να επικοινωνήσετε με αυτούς που τον υποστηρίζουν.
• Επικοινωνήστε με την τοπική εφημερίδα σας και ζητήστε τους να προσθέσουν την εκδήλωσή σας στο ημερολόγιό τους.
• Επισημάνετε την εκδήλωση στο ιστολόγιό σας. Εάν δεν έχετε ήδη ένα ιστολόγιο για τον οργανισμό σας, ξεκινήστε ένα για να ενημερώνετε τα άτομα σχετικά με το τι σκοπεύει να επιτύχει η εταιρεία σας.
• Επικοινωνήστε με άλλα ιστολόγια και οργανισμούς που υποστηρίζουν τον σκοπό σας ή έχουν παρόμοιους στόχους και ρωτήστε εάν θα συνδεθούν ή θα προωθήσουν την εκδήλωσή σας.
• Δημιουργήστε εντυπωσιακά φυλλάδια και μοιράστε τα σε τοπικές επιχειρήσεις.
• Στείλτε δελτία τύπου σε τοπικές εφημερίδες και περιοδικά που επισημαίνουν τον οργανισμό σας και τον έρανο για το γκαλά σας.

Διακοσμήσεις

Η δημιουργία ενός μοναδικού περιβάλλοντος για τον έρανο του γκαλά σας είναι απαραίτητη. Είτε πρόκειται για ένα ευρέως χρησιμοποιούμενο θέμα συγκέντρωσης χρημάτων είτε για δική σας δημιουργία, οι κομψές διακοσμήσεις παρέχουν ένα ευχάριστο περιβάλλον για όλους τους εμπλεκόμενους. Κάθε έρανος για το γκαλά είναι μια μοναδική εμπειρία και κάθε διακόσμηση πρέπει να αντανακλά μια αίσθηση οικειότητας και να συμβάλλει στη δημιουργία ενός αξέχαστου περιβάλλοντος.

Ένα παράδειγμα θεματικού έρανου μπορεί να είναι μια βραδιά στο Λας Βέγκας ή στο καζίνο. Οι διακοσμήσεις σας θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν μια είσοδο στο Λας Βέγκας, κεντρικά παιχνίδια στο σαλόνι, τραπέζια με κάρτες και έναν συνδυασμό χρωμάτων που θα μπορούσε κανείς να βρει σε ένα καζίνο. Οι δραστηριότητες θα περιλαμβάνουν τυχερά παιχνίδια και δώρα που οι τυχεροί επισκέπτες έχουν την ευκαιρία να κερδίσουν. Η δημιουργία ενός μοναδικού περιβάλλοντος παρέχει στους επισκέπτες ψυχαγωγία και όμορφη ατμόσφαιρα, συγκεντρώνοντας παράλληλα χρήματα για τον οργανισμό σας.

Αιγίδα

Ο προγραμματισμός μιας γκαλά εκδήλωσης υψηλής ποιότητας απαιτεί μεγάλο κεφάλαιο. Για να προγραμματίσετε τέλεια κάθε εκδήλωση, η εκδήλωσή σας πιθανότατα θα χρειαστεί χορηγία. Η δημιουργία υποστήριξης για τον σκοπό σας θα απαιτήσει πολύ δικτύωση και οικοδόμηση ισχυρών επιχειρηματικών σχέσεων και η ύπαρξη μιας επιτροπής αφιερωμένης σε αυτό το έργο είναι απολύτως απαραίτητη για να δημιουργήστε το απόλυτο εορταστικό δείπνο . Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να κερδίσετε χορηγία για την εκδήλωσή σας:

Πώς να βρείτε και να διατηρήσετε χορηγούς

• Δημιουργήστε ένα ισχυρό δίκτυο: Συνεργάτες, υπάλληλοι, μέλη του διοικητικού συμβουλίου και άλλα άτομα που συνδέονται στενά με τον οργανισμό σας μπορεί να είναι σε θέση να σας συστήσουν πιθανούς χορηγούς και να βοηθήσουν στην περαιτέρω επέκταση του δικτύου σας.
• Διεξαγωγή έρευνας: Υπάρχουν αμέτρητοι τομείς στους οποίους μπορεί να επιτευχθεί χορηγία και υπάρχει μεγάλη ποικιλία ενδιαφερόμενων εταιρειών. Μάθετε ποιες εταιρείες προσλαμβάνουν χορηγίες και δείτε αν ταιριάζουν με τον οργανισμό σας.
• Επικοινωνήστε με τα τοπικά μέσα ενημέρωσης: Οι τοπικές εφημερίδες και οι ραδιοφωνικοί σταθμοί είναι πρόθυμοι να συμμετάσχουν στην κοινότητά τους και μπορούν να προσφέρουν δωρεάν διαφήμιση και μπορεί επίσης να είναι πρόθυμοι να κάνουν δωρεές στην εκδήλωσή σας.
• Παρέχετε οφέλη χορηγών: Παρέχετε στους χορηγούς σας ανταμοιβές για να δείξετε την εκτίμησή σας για την υποστήριξή τους. Οι κάρτες VIP, οι διαφημίσεις της εταιρείας τους, οι σύνδεσμοι στον ιστότοπό τους και άλλα προνόμια παρέχουν στους χορηγούς ένα κίνητρο για να υποστηρίξουν τον οργανισμό σας και τρόπους για να οικοδομήσουμε μια μακροπρόθεσμη επιχειρηματική σχέση.
• Δημιουργήστε μόνιμες σχέσεις: Η συνεργασία με χορηγούς και η δημιουργία μιας αμοιβαία επωφελούς σχέσης είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι θα συνεχίσουν να υποστηρίζουν τον οργανισμό σας. Συνεχίστε να επικοινωνείτε με εκπροσώπους των χορηγών σας και βεβαιωθείτε ότι οι ανάγκες τους ικανοποιούνται όπως και οι δικές σας.

Ευχαριστώ

Ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε την εταιρεία σας φρέσκια στο μυαλό των καλεσμένων και να δείξετε την ευγνωμοσύνη σας είναι να στείλετε ευχαριστήρια σημειώματα σε κάθε συμμετέχοντα και προσκεκλημένο στον έρανο για το γκαλά σας. Αυτό το σημάδι εκτίμησης δείχνει στους επισκέπτες ότι ενδιαφέρεστε για μια μόνιμη σχέση και ότι η συνεισφορά τους δεν πέρασε απαρατήρητη.

Η συγκέντρωση χρημάτων για έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης και στην πεποίθηση των καλεσμένων ότι ο σκοπός σας αξίζει να δωρίσετε. Τα εορταστικά δείπνα για έρανο είναι ο τέλειος τρόπος για να επεκτείνετε το δίκτυό σας και να ενισχύσετε την υποστήριξη του οργανισμού σας. Η προσεκτική εστίαση σε κάθε πτυχή της διαδικασίας σχεδιασμού διασφαλίζει ότι δεν θα ξεχαστεί καμία λεπτομέρεια. Ένα άνετο και διασκεδαστικό εορταστικό δείπνο για έρανο θα κάνει τους δωρητές να χαλαρώσουν και θα ανοίξει το μυαλό (και τα πορτοφόλια) τους στον σκοπό σας.

Επιπρόσθετοι πόροι

Επιτυχημένες Ιδέες συγκέντρωσης χρημάτων: Συλλογή από την Kathy La Plante - Μια λίστα με 35 στέρεες ιδέες για μια εκδήλωση γκαλά συγκέντρωσης κεφαλαίων.

Συμβουλές για τη δημιουργία ενός γκαλά συγκέντρωσης κεφαλαίων για πρώτη φορά - Από το Χρονικό της Φιλανθρωπίας.

Βιβλία που βοηθούν στο σχεδιασμό μιας εκδήλωσης συγκέντρωσης χρημάτων - Μερικά χρήσιμα βιβλία που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι οργανισμοί κατά τον προγραμματισμό των εκδηλώσεών τους για συγκέντρωση κεφαλαίων.

10 συνήθειες των εξαιρετικά επιτυχημένων εράνων - Από τους πολλούς τρόπους συγκέντρωσης χρημάτων για έναν οργανισμό, ένα πράγμα που η Jen Johnson (Otis Fundraising) ανακάλυψε ότι έχουν όλοι κοινό είναι ότι πρέπει να περιλαμβάνουν αυτές τις δέκα συνήθειες των εξαιρετικά επιτυχημένων εράνων.

Σχόλια

Jon D στις 27 Ιουνίου 2016:

Τι θα συμβεί αν έχετε μία ώρα πριν το δείπνο συγκέντρωσης κεφαλαίων και ο υπεύθυνος τροφοδοσίας εξακολουθεί να μην έχει φτάσει ή δεν έχει απαντήσει στο τηλέφωνό του;

Μέγκαν Όστιν στις 21 Ιουνίου 2016:

Χρήσιμες συμβουλές για τον προγραμματισμό εορταστικού δείπνου. Αυτές οι ιδέες είναι πραγματικά χρήσιμες για όσους σχεδιάζουν για εορταστικό δείπνο. Σας ευχαριστώ για τις πληροφορίες σας.

Nancy Tate Hellams από το Pendleton, SC στις 29 Αυγούστου 2014:

Συμμετέχω σε πολλές προσπάθειες συγκέντρωσης κεφαλαίων, οπότε αυτό θα είναι πολύ χρήσιμο. Ευχαριστώ.

missali στις 26 Φεβρουαρίου 2013:

Χτυπάς κάθε λεπτομέρεια! Ο προγραμματισμός ενός έρανου/γκαλά μπορεί να είναι αρκετά απαιτητικός, γκέις!