Πώς να προγραμματίσετε ένα εορταστικό δείπνο: Η απόλυτη λίστα ελέγχου

Σχεδιασμός Κόμματος

Μου αρέσει να βοηθάω τους ανθρώπους να προγραμματίζουν και να προετοιμάζονται για τις μεγάλες εκδηλώσεις και τα πάρτι τους.

Με την κατάλληλη προετοιμασία, η εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων μπορεί να είναι μια συντριπτική επιτυχία.

Becky Fantham μέσω Unsplash; Canva

Τι είναι ένα εορταστικό δείπνο;

Ένα εορταστικό δείπνο είναι συνήθως ένα ημι-επίσημο πάρτι για ενήλικες που περιλαμβάνει δείπνο, χορό και δημοπρασία ή κλήρωση. Συνήθως, ένα γκαλά διοργανώνεται από έναν οργανισμό —συχνά μη κερδοσκοπικό— με σκοπό να ταΐσει και να ψυχαγωγήσει τους δωρητές και τους ψηφοφόρους του και να συγκεντρώσει χρήματα για τον οργανισμό τους σε ένα κοινωνικό περιβάλλον.

Σε έναν τέλειο κόσμο, ο προγραμματισμός ενός έρανου ή ενός εορταστικού δείπνου θα ήταν παιχνιδάκι. Οι γενναιόδωροι χορηγοί θα πλήρωναν για όλα τα τρόφιμα, τη διασκέδαση και τη διαμονή σας, ενώ οι καλεσμένοι σας θα ήταν περισσότερο από πρόθυμοι να υποβάλουν προσφορές σε αντικείμενα δημοπρασίας και να δωρίσουν για τον σκοπό σας. Δυστυχώς, ο προγραμματισμός μιας εκδήλωσης γκαλά στον πραγματικό κόσμο απαιτεί αρκετή προετοιμασία. Για να προγραμματίσετε ένα τέλειο εορταστικό δείπνο, θα χρειαστεί να αναζητήσετε χορηγίες και εθελοντές, να δημιουργήσετε ένα θέμα και προσκλήσεις και να κάνετε κράτηση για φαγητό και διασκέδαση. Η αποτελεσματική εκτέλεση αυτών των βημάτων μπορεί να κάνει θαύματα. Αυτό το άρθρο περιγράφει ορισμένα σημαντικά βήματα και αναγκαιότητες που είναι ζωτικής σημασίας για τον σωστό προγραμματισμό του γκαλά.

Λίστα ελέγχου γκαλά-προγραμματισμού 12 βημάτων

1. Περιγράψτε το σκοπό σας
2. Ανάλυση κόστους
3. Καθορίστε μια τιμή εισιτηρίου
4. Επιλέξτε τις μεθόδους συγκέντρωσης χρημάτων
5. Αποκτήστε χορηγία
6. Επιλέξτε έναν χώρο
7. Προσδιορίστε ποιο θα είναι το θέμα σας
8. Φτιάξτε παρασκευάσματα για φαγητό και ποτό
9. Σχεδιάστε τις προσκλήσεις σας
10. Σχεδιάστε δραστηριότητες και ψυχαγωγία βιβλίων
11. Διακοσμήστε τον χώρο σας
12. Αναζητήστε εθελοντές

1. Περιγράψτε το σκοπό σας

Γνωρίζοντας τι στοχεύετε να επιτύχετε με την εκδήλωσή σας θα βοηθήσει εσάς και την ομάδα σας να προγραμματίσετε ανάλογα. Το κόστος του προγραμματισμού ενός γκαλά συγκέντρωσης κεφαλαίων μπορεί να είναι εξαιρετικά υψηλό, επομένως θα είναι σημαντικό να συγκεντρώσετε υποστήριξη για τον σκοπό σας και να κεντρίσετε το ενδιαφέρον στην κοινότητα.

Το πρώτο βήμα της διαδικασίας σχεδιασμού θα πρέπει να είναι ο καθορισμός ενός στόχου για τον οργανισμό σας, ο καθορισμός του ποιος/τι θα ωφεληθεί από τον έρανο και η περιγραφή του τι μπορούν να υποστηρίξουν οι επισκέπτες με τις προσφορές και τις δωρεές τους στη δημοπρασία.

Πριν κάνετε κράτηση σε έναν χώρο και ψυχαγωγία, θα θελήσετε να περιγράψετε τον σκοπό της εκδήλωσής σας και να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό.

Η Kelly Sikkema μέσω Unsplash

2. Ανάλυση κόστους

Προτού ξεκινήσει πραγματικά η διαδικασία σχεδιασμού, ο οργανισμός σας πρέπει να καθορίσει το ποσό των διαθέσιμων χρημάτων. Το χρονοδιάγραμμα του γκαλά προγραμματισμού θα διαφέρει ανάλογα με την εκδήλωση, αλλά οι κοινές χρεώσεις περιλαμβάνουν φαγητό, ποτά, ενοικίαση χώρου, διαφήμιση, εξοπλισμό A/V, αντικείμενα για δημοπρασία και άλλα έξοδα.

Το να παρακολουθείτε πόσα χρήματα ξοδεύετε και πόσα θα χρειαστείτε για να πραγματοποιήσετε κέρδος αποτελεί βασικό στοιχείο για τη δημιουργία ενός ακριβούς προϋπολογισμού. Άλλωστε, ο σκοπός ενός γκαλά είναι να μαζέψει χρήματα — όχι να τα ξοδέψει! Τούτου λεχθέντος, θα πρέπει φυσικά να ξοδέψετε ένα σημαντικό ποσό εκ των προτέρων για να προγραμματίσετε και να οργανώσετε την εκδήλωση συγκέντρωσης κεφαλαίων. Εάν όλα πάνε καλά, θα καλύψετε τα έξοδά σας και θα σας περισσέψουν πολλά νέα κεφάλαια για τον σκοπό σας.

3. Καθορίστε μια τιμή εισιτηρίου

Αφού προσδιορίσετε τον αριθμό των προσκεκλημένων που θέλετε να παρευρεθείτε, ορίστε μια τιμή για κάθε εισιτήριο. Η τοποθεσία, το μενού και το κόστος της εκδήλωσης θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τον καθορισμό της τιμής εισόδου. Εκτός από τα κανονικά εισιτήρια, φροντίστε να προσφέρετε έναν περιορισμένο αριθμό εισιτηρίων VIP που διατίθενται σε υψηλότερη τιμή για να προσφέρετε στους VIP συμμετέχοντες ειδικά προνόμια κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Η πώληση εισιτηρίων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συγκεντρώσετε επιπλέον χρήματα για τον σκοπό σας.

4. Επιλέξτε τις μεθόδους συγκέντρωσης χρημάτων

Ο προγραμματισμός μιας εκδήλωσης γκαλά περιστρέφεται κυρίως γύρω από τη συγκέντρωση χρημάτων, επομένως σκεφτείτε μια ποικιλία μεθόδων συγκέντρωσης κεφαλαίων. Οι υποστηρικτές του οργανισμού σας θα χαρούν να δωρίσουν χρήματα, αλλά είναι επίσης χρήσιμο να εφαρμόσετε άλλες δραστηριότητες στις οποίες μπορούν να συμμετέχουν οι επισκέπτες. Μερικοί τρόποι συγκέντρωσης πρόσθετων κεφαλαίων περιλαμβάνουν τη διεξαγωγή μιας κλήρωσης ή σιωπηρής δημοπρασίας, την πώληση αναψυκτικών, την πώληση διαφημιστικών ευκαιριών και τον διαχωρισμό των πωλήσεων με υποστηρικτικές εταιρείες. Φροντίστε να σκεφτείτε όσο το δυνατόν περισσότερες ιδέες για να συγκεντρώσετε χρήματα για τον οργανισμό ή για να υποστηρίξετε το εορταστικό δείπνο σας.

5. Αποκτήστε χορηγία

Εκτός και αν ο οργανισμός σας έχει ένα συντριπτικό ποσό αρχικών χρημάτων, η εκδήλωσή σας πιθανότατα θα χρειαστεί την υποστήριξη χορηγών. Προσφέροντας διαφημίσεις και άλλα προνόμια σε ορισμένες επιχειρήσεις, ενδέχεται να μπορείτε να αποκτήσετε τα απαραίτητα είδη σε προσιτή τιμή.

Η επικοινωνία με τους χορηγούς θα σας ζητήσει να χρησιμοποιήσετε κάθε τμήμα του υπάρχοντος δικτύου σας, να δημιουργήσετε μακροπρόθεσμες επιχειρηματικές σχέσεις και να δημιουργήσετε μια συμβίωση με τους συμμετέχοντες οργανισμούς. Τα τοπικά εστιατόρια μπορεί να είναι σε θέση να σας προσφέρουν έναν φτηνό ή δωρεάν χώρο για να πραγματοποιήσετε την εκδήλωσή σας και να προμηθεύσετε τους καλεσμένους σας με φαγητό και ποτά. Η ψυχαγωγία μπορεί επίσης να χρηματοδοτηθεί είτε με τη μορφή τοπικών διασκεδαστών που παίζουν με μειωμένη τιμή είτε με μεγαλύτερες εκδηλώσεις που πληρώνονται από τους χορηγούς σας. Εάν σχεδιάζετε να προγραμματίσετε δραστηριότητες όπως μια κλήρωση ή μια δημοπρασία, οι χορηγοί μπορεί επίσης να μπορούν να δωρίσουν βραβεία για την εκδήλωσή σας.

Ο χώρος που θα επιλέξετε θα πρέπει να εξαρτάται από τον αριθμό των καλεσμένων που προσκαλείτε, το θέμα σας και τους τύπους ψυχαγωγίας που σκοπεύετε να παρουσιάσετε.

6. Επιλέξτε έναν χώρο

Ο χώρος σας θα παίξει μεγάλο ρόλο στη διαδικασία προγραμματισμού σας, επομένως είναι σημαντικό να ερευνήσετε διεξοδικά τις επιλογές και να επιλέξετε έναν καλό χώρο που θα μπορεί να φιλοξενήσει άνετα τη μέγιστη προσέλευση σας, συμπεριλαμβανομένων των παρόχων ψυχαγωγίας και γευμάτων.

Το περιβάλλον πρέπει να είναι κομψό και να επιτρέπει στους ανθρώπους να κοινωνικοποιούνται ελεύθερα. Εάν ο χώρος σας δωρίζεται, μπορεί να χρειαστεί λίγος προγραμματισμός για να καλύψει τις ανάγκες σας, επομένως εξετάστε προσεκτικά τυχόν προσαρμογές που μπορεί να χρειαστεί να κάνετε πριν από τη διακόσμηση. Τα διακοσμητικά σας πρέπει να ταιριάζουν με αυτό που φοράνε οι καλεσμένοι και το θέμα σας.

7. Προσδιορίστε ποιο θα είναι το θέμα σας

Ένα δημιουργικό θέμα για την εκδήλωση γκαλά σας προσφέρει μια μοναδική ατμόσφαιρα για τους καλεσμένους σας. Είτε πρόκειται για broadway, μεσαιωνικό, μεταμφιέσεις, χριστουγεννιάτικα, ναυτικά ή κάτι άλλο, ένα θέμα μπορεί να βοηθήσει στην επιλογή του μενού, τη διακόσμηση, τις προγραμματισμένες δραστηριότητες και τον ενδυματολογικό σας κώδικα.

Όταν σχεδιάζετε μια θεματική εκδήλωση, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τα διακοσμητικά, τα κεντρικά και η διασκέδασή σας ταιριάζουν σωστά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσετε με έναν οργανισμό που είναι εξοικειωμένος με θεματικές εκδηλώσεις προκειμένου να διασφαλιστεί η σωστή παρουσίαση.

Φροντίστε να έχετε μια ποικιλία από πιάτα διαθέσιμα στους καλεσμένους σας, καθώς ορισμένοι από τους παρευρισκόμενους είναι πιθανό να είναι vegan, χορτοφάγοι, με δυσανεξία στη γλουτένη ή στη λακτόζη κ.λπ.

8. Φτιάξτε παρασκευάσματα για φαγητό και ποτό

Ψωνίστε γύρω σας και επικοινωνήστε με διάφορες υπηρεσίες τροφοδοσίας, εστιατόρια και άλλες εγκαταστάσεις για να δείτε εάν μπορούν να φιλοξενήσουν τους καλεσμένους σας. Σκεφτείτε εάν θέλετε να έχετε ένα cash bar ή ένα ανοιχτό μπαρ και ετοιμάστε ένα μενού με επιλογές για χορτοφάγους και χωρίς γλουτένη.

Το μενού σας πρέπει να είναι ποικίλο και το τι θα σερβίρετε στο εορταστικό δείπνο σας θα εξαρτηθεί από τη φύση της εκδήλωσής σας, το θέμα που έχετε επιλέξει και τον προϋπολογισμό του οργανισμού σας. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο εξατομίκευσης των ποτών σας για να κάνετε μια επιπλέον ιδιαίτερη εντύπωση στους θαμώνες σας.

9. Σχεδιάστε τις προσκλήσεις σας

Η πρόσκλησή σας θα είναι το πρώτο πράγμα που θα δουν οι πιθανοί επισκέπτες, επομένως η δημιουργία μιας αξέχαστης πρόσκλησης είναι ένα σημαντικό βήμα στον προγραμματισμό της εκδήλωσής σας. Η δημιουργία μιας καλής πρόσκλησης απαιτεί ακριβείς πληροφορίες και μια παρουσίαση που τραβά την προσοχή.

Συμπεριλάβετε πληροφορίες όπως ημερομηνία, ώρα, τοποθεσία και τυπικότητα, καθώς και σημαντικές λεπτομέρειες όπως ποιος θα ωφεληθεί από την εκδήλωση, το επιλεγμένο θέμα και τις προγραμματισμένες δραστηριότητες. ο τέχνη της συγγραφής προσκλήσεων γκαλά σας επιτρέπει να είστε δημιουργικοί, αλλά είναι επίσης σημαντικό ο τόνος σας να αντικατοπτρίζει την τυπικότητα της εκδήλωσης.

10. Σχεδιάστε δραστηριότητες και ψυχαγωγία βιβλίων

Ο προγραμματισμός ενός επιτυχημένου εορταστικού δείπνου περιστρέφεται γύρω από την κράτηση κατάλληλης ψυχαγωγίας και δραστηριοτήτων που έχουν σχεδιαστεί για τη συγκέντρωση χρημάτων. Επικοινωνήστε με τους τοπικούς χώρους και ρωτήστε για πιθανές ζωντανές παραστάσεις καθώς και για πιθανά αντικείμενα που θα δωρίσετε για κλήρωση ή σιωπηλή δημοπρασία. Φροντίστε να βρείτε μορφές ψυχαγωγίας που ταιριάζουν με το θέμα σας και που οι επισκέπτες θα βρουν τόσο ελκυστικές όσο και κατάλληλες.

11. Διακοσμήστε τον χώρο σας

Ένα από τα τελευταία βήματα που θα κάνετε κατά την προετοιμασία για το εορταστικό δείπνο σας είναι η διακόσμηση του χώρου. Επιλέξτε τολμηρά συμπληρωματικά χρώματα και διακοσμήστε ώστε να ταιριάζει με το θέμα που έχετε επιλέξει. Χρησιμοποιήστε μοναδικά κεντρικά έργα, έργα τέχνης και στηρίγματα για να δημιουργήσετε ένα οπτικά εντυπωσιακό περιβάλλον για τους καλεσμένους σας και να δώσετε στην εκδήλωσή σας μια εορταστική ατμόσφαιρα.

Λόγω της σημασίας της παρουσίασης μιας μοναδικής ατμόσφαιρας, μπορεί να χρειαστεί να ζητήσετε βοήθεια στη διακόσμηση. Υπάρχει μια ποικιλία εταιρειών που βοηθούν τους προγραμματιστές εκδηλώσεων να διακοσμούν χώρους όλων των σχημάτων και μεγεθών σύμφωνα με το θέμα και το χρωματικό σχέδιο. Πολλά έχουν διαθέσιμα πρότυπα και υλικά για ένα ευρύ φάσμα κοινών θεμάτων εκδηλώσεων.

12. Αναζητήστε εθελοντές

Μόλις προγραμματιστούν όλα, θα χρειαστεί να βρείτε άτομα που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε και να διατηρήσετε την εκδήλωση. Χρησιμοποιώντας το δίκτυό σας και τους πόρους σας εντός και εκτός του οργανισμού, βρείτε εθελοντές που θα σας βοηθήσουν να καλωσορίσετε επισκέπτες, να καθίσετε άτομα, να σερβίρετε φαγητό και να βεβαιωθείτε ότι η βραδιά κυλήσει ομαλά.

Καλή τύχη!

Ένα επιτυχημένο εορταστικό δείπνο είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να κερδίσετε υποστήριξη για τον οργανισμό σας, αλλά απαιτεί επίσης πολύ προγραμματισμό και προετοιμασία. Η διασφάλιση ότι όλα είναι εντάξει πριν από την άφιξη ενός επισκέπτη, θα βοηθήσει τη βραδιά να κυλήσει ομαλά και θα παρουσιάσει τον οργανισμό σας με επαγγελματικό φως. Οι έρανοι είναι απαραίτητοι για την ανάπτυξη οποιασδήποτε επιχείρησης ή μη κερδοσκοπικού οργανισμού και η αποτελεσματική διαχείριση κάθε βήματος είναι το κλειδί για μια αξέχαστη βραδιά.

Αυτό το περιεχόμενο είναι ακριβές και πιστό εξ όσων γνωρίζει ο συγγραφέας και δεν προορίζεται να υποκαταστήσει τις επίσημες και εξατομικευμένες συμβουλές από ειδικευμένο επαγγελματία.